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茂名市城市建设档案馆文件
茂城档字[2014]1号
关于印发《一次性告知制》等制度的通知
馆内各部门：
根据市委、市政府以及城乡规划局对当前开展群众路线教育、整顿工作作风的部署，为了更好地规范我馆相关工作，特制定了《一次性告知制》、《首问负责制》、《茂名市城市建设档案馆保密制度》、 《茂名市城市建设档案馆查阅制度》、《窗口办事人员办事守则》，经过2013年 12月25日馆内工作会 议审议通过，现予以印发，各部门要认真贯彻执行。
附：《一次性告知制》、《首问负责制》、《茂名市城市建设档案馆保密制度》、《茂名市城市建设档案馆查阅制度》、《窗口办事人员办事守则》。
（本页无正文）
二〇一四年四月一日
茂名市城市建设档案馆办公室 2014年5月5日印发
茂名市城市建设档案馆一次性告知制
一次性告知的责任人是档案馆和展览馆前台的所有工作人员。
一、经办人员在办理本职岗位业务、接受咨询（包括电话、来信或当面咨询）时，应当一次性告知服务对象所要办理事项的法律依据、所需材料、办理程序、办理条件、办理时限等情况。
二、不要求申请人重复提交同一事项和同一审批链上的申报材料，如有变更除外。
三、申请材料不齐全或不符合法定形式的，应进行登记备案并如实向服务对象说明理由和依据。
四、问责人答复服务对象所提问题时，要本着谦虚负责的态度，做到答复准确、清楚，且符合政策和法律、法规、规章的要求。对于不清楚、掌握不准确或吃不透的问题，要及时请示或者咨询有关部门后给予准确答复。对于确实无法解答的问题，要向服务对象说明情况，取得谅解。
五、对接受咨询、答复或办理投诉中的重要事项，要认真做好记录，了解所办事项的基本情况和要求，以备查询办理情况。
茂名市城市建设档案馆首问负责制
办事群众到“窗口”来访，办事或电话咨询、反映问题时，在岗接受询问的首位工作人员即为首问负责人。
一、第一个接受办事群众询问的人必须热情礼貌地问清楚其需了解什么事、办理什么事或找什么人。
二、属于本馆职责范围内的事，热情地按规定给予办理。一时不能办结的，应向办事群众详细说明所办事项的具体程序和要求。
三、不属于本馆职责范围，但属于本局职责范围的，应明确告知办事群众到相关“部门”办理，并说明理由。
四、需要请示有关领导的事项，应立即请示有关领导，取得领导的指示后，给予办事群众明确的答复。
茂名市城市建设档案馆安全保密制度
一、本馆工作人员要严格遵守党和国家关于安全保密的各项法律法规，坚守岗位，履行职责，确保城建档案绝对安全和完整。
二、本馆工作人员都要保持高度的警惕，一旦发生安全和涉密事故，要及时控制事态的发展，并向有关领导汇报情况。
三、在一切社会交往和通信中，严禁本馆工作人员携带涉及到有秘密以上的档案资料。
四、对秘密以上的档案资料，不经批准，不得随意摘抄、复印、扫描、复制、打印、拍照、摄像或拆散、涂改，不准随意撕扯或抽走档案。
五、加强安全保卫工作。馆内各部门负责各部门日常职责范围内的安全工作，及时杜绝各种隐患和安全事故的发生。
六、本馆工作人员必须熟练馆内各种安全设备的使用方法。
茂名市城市建设档案馆档案查阅利用制度
一、档案查阅者须凭具有法律效力的个人有效证件和档案产权的有效证明来办理查阅手续，本馆工作人员必须认真审核其证件及协助办理相关的查阅登记手续。因特殊情况需要外借档案时，请办理相关的外借查阅手续。
二、查阅档案者未经批准，不得随意摘抄、复印、扫描、复制、打印、拍照、摄像或拆散、涂改，不得随意撕扯或抽走档案，不得将档案资料带离档案馆，更不准私自借予他人。
三、需要本馆提供的凭证依据，必须注明出处，要经手人签名，并加盖城建档案馆证明章或公章。
四、归还档案时，管理人员必须逐卷逐页清点和检查，经核准后，才能予以注销，并及时将档案放回原处。
五、查阅人员要爱护阅览室内的物品，遵守秩序，保持室内安静、整洁，不得随地吐痰，严禁吸烟。
茂名市城市建设档案馆窗口办事人员工作守则
一、仪表着装整齐大方，不穿奇装异服。
二、坚守岗位，不无故离岗。
三、保持高度的热情，认真、礼貌地接待每一位来办事的群众，了解对方来办什么事，认真聆听办事群众诉求，耐心解释群众未明事项。
四、认真审查办事群众递交的文件，能办事项即刻办理，未能办理事项做好解释，做到一次性告知须办事项，尽可能减少来办事群众为同一件事情多次折返。
五、积极主动并虚心学习业务知识，能做到娴熟运用。
六、接待人员要遵循“先到先办、急事急办、特事特办”的原则，将来办事群众递交的文件在短的时间内移交相应的工作部门，缩短来办事群众等待的时间。
七、及时整理办事后环境，保持办事大厅的整洁。
八、及时将待办的文件或档案资料移交相关部门或相关责任人。
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